Settimana lavorativa di 4 giorni

L’idea è nata nel dicembre 2022 ed è stata inizialmente proposta da Iwona Durlak, cofondatrice e responsabile del Dipartimento di Diritto di Famiglia. Iwona stava personalmente affrontando le difficoltà di conciliare le esigenze della pratica legale con le responsabilità familiari. Ha inoltre riconosciuto sfide simili che interessavano il suo team e gli avvocati più in generale, in particolare in relazione alla salute mentale, al burnout e all’equilibrio tra vita professionale e privata.

Considerando l’intensità emotiva del diritto di famiglia e le pressioni più ampie presenti nel settore legale, abbiamo deciso di sperimentare la settimana lavorativa di quattro giorni, basandoci sulla convinzione che potesse migliorare il benessere, la produttività e la qualità dell’assistenza ai clienti.

Essendo uno studio boutique, siamo stati in grado di agire in modo deciso. La decisione è stata presa nel dicembre 2022 ed è stata implementata a partire da gennaio 2023 all’interno del Dipartimento di Diritto di Famiglia. La sperimentazione è stata chiaramente comunicata come un progetto pilota, lasciando spazio alla valutazione e agli eventuali adattamenti. Gli elementi chiave della struttura includevano:

• Disponibilità completa per i clienti cinque giorni a settimana grazie alla rotazione dei giorni di riposo del personale
• Fiducia in un team già solido, motivato e coinvolto
• Forte attenzione alla pianificazione, alla comunicazione interna e a un approccio al lavoro orientato ai risultati

I risultati dopo nove mesi sono stati chiari:

• +122% di ricavi da parcelle rispetto al periodo precedente, nonostante fosse stato registrato solo l’80% delle ore
• 100% di retention volontaria del personale (un dato che manteniamo da novembre 2022)
• Punteggi medi mensili di soddisfazione del personale pari a 8,98/10
• Aumento della soddisfazione dei clienti, misurato tramite sondaggi trimestrali Net Promoter Score (NPS)

Questi dati ci hanno dato la fiducia necessaria per avviare l’estensione del modello a tutta la struttura a partire da ottobre 2023, con l’adozione completa in tutti i dipartimenti e tra il personale di supporto entro la primavera del 2024.

Continuiamo a utilizzare un modello misto che combina la fatturazione oraria e le tariffe fisse. Tuttavia, ci stiamo orientando in modo consapevole verso una determinazione dei prezzi basata sul valore e su compensi concordati, ove possibile.

Le efficienze che abbiamo ottenuto — in particolare nella riduzione del tempo non fatturabile e nella gestione delle pratiche a tariffa fissa — ci hanno permesso di mantenere solide performance finanziarie senza aumentare la pressione sul nostro team. È prevista una graduale eliminazione della fatturazione oraria in tutti i dipartimenti, anche se questo processo non è ancora stato completato.

Un equivoco comune è pensare che “l’80% del tempo significhi l’80% della produttività”. I nostri dati dimostrano il contrario. La produttività è aumentata e la nostra redditività è cresciuta in modo significativo:

• +22,21% di fatturato (anno finanziario concluso a settembre 2024)
• +29% di utile nello stesso periodo

Questi risultati sono stati raggiunti grazie a:

• Personale più concentrato e riposato
• Una mentalità orientata all’efficienza in tutta la struttura
• L’utilizzo del framework STREAM Standardizzazione, Tecnologia e IA, Riposo e recupero, Eliminazione delle inefficienze, Automazione ed efficienza delle riunioni

  Applichiamo inoltre il principio 80/20 e mettiamo attivamente in discussione flussi di lavoro inutili o obsoleti.

La continuità del servizio ai clienti è fondamentale. Per questo motivo:

• Scaglioniamo i giorni di riposo per garantire che ci sia sempre qualcuno disponibile
• Promuoviamo una comunicazione aperta all’interno del team e l’uso di calendari condivisi
• Incoraggiamo la flessibilità: la nostra cultura responsabilizza gli avvocati a rendersi disponibili quando emerge un’esigenza critica per il cliente, anche se cade nel loro giorno non lavorativo

Ad esempio, quando un cliente è arrivato dall’estero per un incontro mentre il suo avvocato di riferimento era in ferie, un altro partner è intervenuto per supportarlo. Questa cultura di responsabilità e flessibilità ci ha permesso di mantenere elevati livelli di soddisfazione dei clienti.

Ci affidiamo in larga misura al nostro framework **STREAM** e a una cultura orientata all’innovazione. Tutti all’interno dello studio sono incoraggiati a contribuire al miglioramento dei processi. Abbiamo introdotto un sistema di **bonus per l’innovazione** per incentivare i membri del team a riflettere su come rendere più efficiente il proprio lavoro, il proprio dipartimento o l’intera organizzazione.

Di conseguenza, abbiamo implementato diversi strumenti che fanno risparmiare tempo, tra cui soluzioni per la redazione automatica dei verbali delle riunioni, le traduzioni interne e una stesura più efficiente delle email. La chiave è mantenere una mentalità aperta in tutta la struttura e incoraggiare tutti a pensare in modo proattivo a modalità di lavoro più intelligenti. Il coinvolgimento è inoltre più forte quando le persone si sentono responsabilizzate e supportate attraverso la flessibilità.

Il nostro studio è orientato ai risultati. Non fissiamo obiettivi di ore fatturabili, ma:

• richiediamo una registrazione accurata del tempo (fatturabile e non fatturabile)
• definiamo obiettivi mensili di fatturazione e finanziari
• monitoriamo la soddisfazione dei clienti e i risultati economici

Non importa dove o come le persone lavorino: ciò che conta è che raggiungano risultati in linea con gli obiettivi dei clienti e dello studio.

L’impatto è stato significativo:

• 100% di retention volontaria del personale da novembre 2022
• Reclutamento di professionisti provenienti dai 30 migliori studi legali del Regno Unito, un risultato di grande rilievo per uno studio boutique con sede a Manchester

In combinazione con il nostro modello di lavoro da remoto completamente flessibile, la settimana lavorativa di quattro giorni è diventata un forte elemento di attrazione e una componente centrale della nostra strategia di crescita.

Sì. La settimana lavorativa di quattro giorni non è una soluzione universale per la salute mentale o per il burnout. Il nostro recente sondaggio sulla salute mentale (ottobre 2024) ha rilevato che, sebbene tutti i partecipanti che lavorano quattro giorni a settimana abbiano riportato un miglioramento del benessere, alcuni membri del team continuano a sperimentare burnout o altre difficoltà legate al carico di lavoro e allo stress.

Abbiamo risposto rafforzando il nostro Comitato per la Salute Mentale e il Benessere, migliorando gli incontri individuali e pianificando una formazione dei manager sulla consapevolezza della salute mentale. Equilibrio, comunicazione e aspettative realistiche sono elementi fondamentali per mantenere nel tempo i benefici.

Sì, ma con alcune riserve. Gli studi legali di grandi dimensioni operano spesso in silos dipartimentali, che potrebbero adottare questo modello in modo indipendente. La vera sfida è di natura culturale. Obiettivi elevati di ore fatturabili e modelli di pricing basati sul tempo sono in contrasto con la mentalità necessaria per far funzionare una settimana lavorativa di quattro giorni.

Per rendere il modello scalabile, gli studi potrebbero dover passare a una tariffazione basata sul valore e adottare una leadership orientata ai risultati. È possibile, ma richiede un impegno serio e strutturale.

• Inizia con un progetto pilota in un team o dipartimento
• Misura tutto: produttività, risultati finanziari, soddisfazione dei clienti e benessere
• Costruisci una cultura di fiducia e autonomia
• Concentrati su risultati e obiettivi, non su input e ore lavorate
• Coinvolgi il team e responsabilizzalo nel proporre miglioramenti

Se persone, cultura e leadership sono allineate, la settimana lavorativa di quattro giorni può aumentare non solo il benessere, ma anche la crescita, l’innovazione e la redditività.